こんばんは。ツシマです。

突然ですが、産業保健に関わる皆さん。

職場で扱っている健康データが、どこにどんな形で保存されているか、全部説明できますか？

健康診断結果は健康管理システム。
面談記録はExcel。
診断書は紙。
人事と共有する書類は共有フォルダ。
そして謎の「2026年度最新版_最終_修正版.xlsx」というタイトルのファイルがある。

……みたいなことになっていませんか？？？

以前、産業保健に関わる方15名を対象に、健康データをどこに保存しているのかアンケートを行いました。

そこで見えてきたのが、単純に紙だから不便、健康管理システムがないから困るという問題だけではありませんでした。

そもそも情報がいろんな場所に分かれている。

さらに、

「誰が入力するのか」
「どの記録を正式なものとして扱うのか」
「紙とシステムの両方にある場合、どちらを見ればいいのか？」

といった運用方法が分かりにくいケースもありました。

そこで今回は、

とりあえず、自分の職場にどんなデータがあって、どこに保存されているのか棚卸ししてみようZE⭐︎という話です。

まずは「何がどこにあるか」を書き出してみよう！

いきなり新しいシステムを導入したり、保存方法を変えたりする必要はありません。

まずは現状を知るところからです。

例えば、こんな情報を書き出してみます。

データ・書類	保存場所	保存形式	誰が更新する？	正式な記録はどれ？	備考
健康診断結果	健康管理システム	システム	○○	システム
面談記録	共有フォルダ	Excel	保健師	Excel
診断書	キャビネット	紙	―	紙

これだけでも、

「同じ情報が複数の場所に保存されているな…」

「このExcel、誰が更新することになっているのじゃ？？」

「そういえば去年のデータはどこなの？？？」

など、今まで見えていなかったものが見えてくるかもしれません。

「え…うちでこんなの一から作るの面倒なんだけど…」という方に朗報です！！

私、ツシマが厚生労働省などの資料を基に、産業保健データ管理シートを作成しました！！

リンクはこちらです！

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nsM8wM5yQS7bMRV-2Ow94szrZRyYWiHgDQm35Ora8tQ/edit?usp=sharing

スプレッドシート自体をGoogleDriveにコピーするか、Excelで保存してご利用ください。
下記のファイル→ダウンロード→Microsoft Excel(.xlsx)を選ぶことでExcelで保存できます。

クエリは使用していませんので、ご安心してご利用いただけたらと思います！

必要な項目は、それぞれの職場に合わせて追加・削除してください。

注意！私一人では完璧な「産業保健データ管理シート」は作れません！

ここは大事なので書いておきます。

私は産業保健師としての経験が長いわけではありません。

さらに、産業保健のデータ管理方法は、会社の規模、産業保健スタッフの人数、使用しているシステム、人事との役割分担などによって大きく変わります。

そのため、

「この項目さえあれば、どの会社でも完璧です！！！」

というものを私が作るのは無理があります。

そこで、「うちはこんな情報も管理しているよ！」「この項目もあった方が便利だよ！」「この項目は正直使わんて…」というものがあれば、ぜひ教えていただけると嬉しいです！！！

皆さんからの意見をもとに、少しずつ使いやすいものにしていけたらと思っています。

おわりに

健康データの管理というと、

「健康管理システムを導入しなければ！」
「紙を全部電子化しなければ！」

と、大きな話になりがちです。

しかし、その前に、そもそも、今は何のデータがあって、どこにあるんだ？を整理するだけでも十分意味があると思います。

特に担当者が変わったとき、「何がどこにあるのか分からない！！」という状態を少しでも減らせれば、引き継ぎもしやすくなるはずです。

しかも整理しておけば、他の担当者だけではなく未来の自分が助かります。

一度、棚卸しをしてみてはいかがでしょうか？